door Erik Wanrooij, bestuurslid Stichting het Huis te Breckelenkamp en bestuurssecretaris van sKBL
Het Huis te Breckelenkamp is een rijk voorbeeld van een 17de-eeuwse havezate, gelegen op een unieke locatie in het meest noordoostelijke puntje van Twente. Het huis wordt in drie windrichtingen omsloten door landsgrenzen. De bijzondere, afgelegen ligging is één van de bekoringen van het landgoed, maar kan ook worden aangewezen als een belangrijke reden van de gebrekkige geschiedkundige beschrijving van het huis, zeker in vergelijking met veel andere historische buitenplaatsen. “De onderzoekers, reizigers en kunstenaars die vanaf ongeveer het begin van de achttiende eeuw de oudheden van Nederland in kaart brachten hadden er vaak moeite mee om dit aan de rand van een uitgestrekt moerasgebied liggende noordelijkste puntje van Twente te vinden.” (Matthijs Wanrooij en Henk Kamp, Een korte tijd van glorie, 2010, p. 9)
In de jaren negentig werden het huis, het park en de tuinen grondig gerestaureerd. Hiermee brak een periode van doorlopend onderzoek aan. Jammer genoeg beschikte het huis tot voor kort niet over een archief en het kan bijna niet anders of door het ontbreken daarvan zijn bronnen verloren gegaan. Documenten die wel bewaard zijn gebleven, zijn versnipperd geraakt over een groot aantal locaties. Dit is vanzelfsprekend een obstakel voor de reconstructie van het verhaal van het huis, zeker omdat ook niet al die locaties bekend zijn.
Geschiedschrijving is van levensbelang voor het behoud van erfgoed. Het documenteren en ontsluiten van bronnen past daarom uitstekend bij het instandhoudingsdoel van de ‘Stichting het Huis te Breckelenkamp’, die daarvoor in 2010 het plan ontwikkelde voor een nieuw te vormen digitaal huisarchief. Het begrip ‘huisarchief’ wordt door ons ruim opgevat. Het beperkt zich niet tot persoonlijke archieven van bewoners of tot stukken die fysiek op het huis aanwezig zijn. De ambitie is alle bronnen die het verhaal van het ‘Huis’ te Breckelenkamp kunnen vertellen bereikbaar te maken, waar die zich ook bevinden.
Voorbereiding digitaal huisarchief
In aanloop naar de totstandkoming van ons huisarchief spraken we met deskundigen van de Koninklijke Bibliotheek en van streekarchieven als het Historisch Centrum Overijssel. We namen kennis van geldende standaarden voor het beschrijven van collecties en archieven en deden een inventariserend en vergelijkend onderzoek naar programmatuur voor het beheren en publiceren daarvan. Een bezoek aan de technologiebeurs CEBIT in Hannover, waar machines en software werden gepresenteerd op het gebied van digitaliseren en collectiebeheer, gaf tenslotte een goed totaaloverzicht van de oplossingen, innovaties en aanbieders op deze markt.
Al met al een leerzaam proces, waarvan we onze bevindingen graag delen met wie eenzelfde onderneming overweegt aan te gaan. Op deze plek wel alvast een waarschuwend advies: wie in de wereld van digitaliseren en eigentijds archief- en collectiebeheer duikt, loopt de frontlinie van een systeemoorlog tussen aanbieders in en moet oppassen het aanbod niet bepalend te laten worden voor de vraag. Ook ligt afhankelijkheid van een systeem(aanbieder) op de loer; een paradoxale gedachte voor wie bedenkt dat het digitaliseren van onze bronnen juist het ontsluiten ervan beoogt. Maar voor wie die grenzen goed bewaakt en bepaalde standaarden volgt, hoeft er geen belemmering te zijn om te beginnen met digitalisering, desnoods op bescheiden schaal met een kleine selectie van stukken. Onze ervaring is dat de voldoening en de opbrengsten groot zijn, zeker als bronnen goed ontsloten worden.
Terugkijkend was ons bezoek aan Hannover van grote waarde, omdat juist dat het kantelpunt markeerde dat ons het inzicht gaf terug te keren naar de kern van de zaak: het behoud van het Huis te Breckelenkamp door bronnen te ontsluiten. Op basis van alle bevindingen en opgedane kennis is uiteindelijk besloten het onderliggende systeem voor het huisarchief grotendeels in eigen beheer te ontwikkelen. De kennis daarvoor was voldoende aanwezig en het bood een aantal grote voordelen. We houden controle over de inhoud en het beheer en de manier van ontsluiting wordt naar eigen inzicht en naar eigen behoefte opgezet en verder ontwikkeld. Haalbaar en schaalbaar.
Onderdelen van het archief
Toen het systeem en de te volgen methodiek eenmaal waren ontworpen, kon het eigenlijke digitaliseren van start gaan. Een tijdrovend proces, maar ook een proces dat veel voldoening geeft als de contouren van een chronologie steeds zichtbaarder worden en er een tijdbalk ontstaat van de geschiedenis van het huis.
Het archief bestaat inmiddels uit duizenden stukken, verdeeld over een aantal onderdelen. Er is een mediatheek en een beeldbank en in de categorie collecties worden objecten gedocumenteerd die onderdeel uitmaken van het interieur, het park en de tuinen. Noemenswaardig is de omvangrijke omschrijving van alle boeken uit de antiquarische bibliotheek van het Huis, waarin ongeveer tweeduizend merendeels 17de, 18de en 19de-eeuwse boeken worden bewaard, voornamelijk op het gebied van natuurlijke historie en reizen. Ook zijn er honderden boeken, die op de een of andere manier te maken hebben met het Huis en zijn geschiedenis.
Een ander bijzonder domein is de categorie externe bronnen met verwijzingen naar stukken die in andere archieven worden bewaard. Hier worden vaak scans en beschrijvingen aan toegevoegd die de context voor het Huis te Breckelenkamp verduidelijken en de vindbaarheid vergroten. Er is bijvoorbeeld van veel correspondentie vanaf de 17de eeuw een transcriptie toegevoegd. Het is een spannend onderdeel van het archief dat vaak voor verrassingen zorgt, omdat door digitalisering van allerlei archieven nog geregeld nieuwe bronnen aan de oppervlakte verschijnen.
Ontsluiting
Via de website is een selectie van het archief zichtbaar waar iedereen toegang toe heeft. De bibliotheek wordt gepubliceerd via een digitale catalogus. De stichting kan selecties uit de inhoud van het archief in iedere denkbare vormgeving, gedrukt of digitaal publiceren, bijvoorbeeld in de vorm van een e-boek. Op verzoek kan op een gecontroleerde manier ook toegang gegeven worden tot een groter deel van het archief, bijvoorbeeld voor onderzoek; de stichting beslist daarover. Bepaalde onderdelen zoals actuele correspondentie blijven voorlopig gesloten. Daarvoor geldt een (nog nader te bepalen) verjaringstermijn.
Resultaat & stand van zaken
Het archief is nu enkele jaren volop in gebruik en heeft de verwachtingen al ruim overtroffen. Al snel bood de groeiende verzameling bronnen, die vanuit allerlei perspectieven naar tijd, plaats of thema bekeken kunnen worden, verrassende doorkijkjes op de historie van het huis. Als collectie-beheersysteem is het inmiddels onmisbaar voor de stichting. Uit vele reacties en bezoekersstatistieken blijkt verder dat de ontsluiting via de website gezien kan worden als een eigentijdse en zeer gewaardeerde manier van openstelling voor het publiek.
Misschien is het nog te vroeg om te kunnen beoordelen in welke mate het digitale huisarchief bijdraagt aan de geschiedschrijving en instandhouding van het landgoed. Maar onderzoekers, reizigers of kunstenaars (en andere belangstellenden) hoeven in ieder geval niet lang meer te zoeken om het huis te vinden. Dat blijkt ook wel uit de aandacht voor het landgoed en de vele bezoeken die vandaag de dag, fysiek én digitaal, aan het huis gebracht worden.