Checklist locatieverhuur en filmopnames

 

Uw kasteel of historische buitenplaats beschikbaar stellen voor fotoreportages, reclame-, tv- of filmopnames? Meewerken aan een interview en artikel voor een magazine? Daar komt veel bij kijken als het gaat om veiligheid, collectie- en interieurbehoud en privacy.

Ter ondersteuning heeft sKBL een checklist samengesteld met dank aan Wim Dröge, die naast andere sprekers, een bijdrage leverde aan een studiedag van sKBL over dit onderwerp op 23 april 2018 op Kasteel Ammersoyen.

Opnames op Landfort, Megchelen ©Wim Dröge

Checklist 

  • Wees u bewust van het onderwerp
    Gaat het hier om de buitenplaats of een persoon? Of is uw locatie alleen maar een mooie achtergrond. Het uitgangspunt van de producent is niet altijd gelijk is aan de verwachting die u zelf heeft. Kijk dus met wie u praat en waarom u akkoord gaat.
  • Informeer naar de inhoud en het waarom van de foto of opname. Vraag alles!
    • Waar wordt het voor gebruikt?
    • Komt er een serie?
    • Hoe duurt de uitzending?
    • Is de productie al verkocht?
    • Wat is het budget? (Dit kan verschillen per soort opname van € 500,- per draaidag voor eenvoudige opname tot € 1500,- of hoger voor grote filmproducties of commercials).
  • Bespreek uw eigen wensen en belangen
    • Waar wilt u het wel of niet over hebben?
    • Wat wilt u wel of niet laten zien? Kostbaarheden zijn een risico om in beeld te brengen net als een mooie computer of televisie. Houd in de gaten dat een camera altijd tussenshots van details in een kamer moet maken om in een interview te kunnen knippen. Haal dus weg uit de kamer wat niet in beeld mag komen en/of bespreek dit.
    • Huisregels (waar mag wel of niet gelopen worden, wat mag wel of niet gebruikt, welke ruimtes mogen wel of niet betreden worden)
    • Wat is uw uiteindelijke invloed op de inhoud? Maak afspraken over wel of geen vermelding van de locatie.
    • Het kan in uw belang zijn de naam van de buitenplaats of het kasteel te noemen, spreek dit nadrukkelijk af.
    • Kunt u aanwezig zijn of moet u het pand tijdens de opnamen verlaten? Wordt er dan vervangende woonruimte geregeld?
  • ©Wim Dröge

    Bespreek de techniek

    • Maak een duidelijke afspraak over welke mensen meekomen bij een opname en beperk het tot uitsluitend die mensen die betrokken zijn bij de opname.
    • Met hoeveel mensen komt de opnameploeg?
    • Hoe gaan ze opnemen, licht, geluid?
    • Gebruiken ze veel techniek, meer camera’s, en bijvoorbeeld een drone of rails om een mooi shot in de tuin of het park te maken? In dat geval moet u de consequenties van deze technieken vragen voor het opnameschema want alles duurt lang en als u denkt dat het een fluitje van een cent is, kan een opnameploeg drie uur langer bezig zijn vanwege een vliegtuiggeluid, een plotselinge wolk, een geluidje in de zender enz. enz.
    • Heeft de huurder een verzekering voor eventuele schade? Wat is wel en wat is niet gedekt?
    • Wat gebeurt er met de vloer en de wanden. Wordt er afgeplakt? Kan dat schade veroorzaken?
    • Wordt er met dieren gewerkt?
    • Hoe wordt de schoonmaak geregeld?
  • Bespreek de planning
    • Hoeveel opnametijd/dagen zijn gepland?
    • Wat is de op- en afbouwtijd?
    • Wat zijn de marges bij onverwachte tegenslagen?
  • Mensen over de vloer
    • Hoeveel mensen zijn er bij de productie betrokken? (Reken op 20-40 man: acteurs, figuratie, regisseur, cameraman, geluidsman, make-up, stylist, productiemedewerkers, regie- en productie assistenten, opnameleider, technische assistenten, catering enz.)
    • Hoe wordt de catering geregeld?
    • Welke ruimtes worden er, naast de opnameruimtes, nog meer gebruikt? (wc, badkamer, keuken, etc)
  • Een goed contract en de kunst van onderhandelen

Het belangrijkste is het afsluiten van een goed huurcontract. Hierin worden de huurafspraken vastgelegd, onder welke voorwaarden. Er zijn locatiescouts en productiebedrijven die goede contracten bij zich hebben waarin schades e.d. goed gedekt zijn. Toch is het belangrijk om het contract goed te lezen en te zien of o.a. de huurperiode incl. aanvoer, opbouw, afbreken en afvoer is. Onderstaande punten kunt u bespreken met de huurder van uw locatie en op laten nemen in het contract.

  • Huurprijs per draaidag (op-en afbouwtijd meetellen!)
  • Opnameplanning
  • Afspraken over schade, zoals
    • Krassen op de vloer
    • Gaten in de muur
    • Schade aan interieur
  • Waar mag wel en waar mag niet gerookt worden
  • Cateringruimtes
  • Toiletten
  • Wordt er met dieren gewerkt?
  • Schoonmaak
  • Eventueel vervangende woonruimte
  • Waarschuwing afgeven aan de huurder:
    • Waar moeten de medewerkers op letten
    • Welke ruimtes mogen niet betreden worden
  • Wat er over uw locatie/organisatie wordt vermeld

Nog een paar tips

  • Interview. Blijf u bewust van het uitgangspunt van het interview. Een interviewer verleidt u om meer te vertellen dan u eigenlijk wilt. Als er een pauze valt nadat de vraag is beantwoord, zal een interviewer begripvol kijken en wachten op nog meer tekst; een gevaarlijk moment. Praat niet door als de vraag beantwoord is, laat de stilte vallen en wacht op de interviewer.
  • Papieren media. Let goed op dat u invloed heeft op de uiteindelijk publicatie (inclusief foto’s) n.a.v. een interview of gesprek. Wees hier strikt in.

Afweging
Voordat er een contract wordt getekend maakt u de afweging of de lasten opwegen tegen de lusten. Het kan leuk zijn en uw locatie positief onder de aandacht brengen, maar zijn de zorgen en ongemakken dat waard?

 

Scroll naar boven