Kerstfairs als welkome bron van inkomsten?

Veel kastelen, historische buitenplaatsen en landgoederen (KBL) bieden ieder jaar bijzondere kerstbeleving: van mooie kerstdiners in horeca-gedreven KBL, tot historische tafelopstellingen, kerst gerelateerde exposities en kerstfairs. Dit laatste lijkt een groeiend fenomeen. De sKBL-werkgroep ‘Exploitatiemogelijkheden op KBL’ was benieuwd naar de opzet en organisatie van zulke fairs en wat hun inbreng is voor de bedrijfsvoering op een KBL. Een onderzoek naar 20 locaties levert de volgende impressies op.

Middachten-Kerst-2014-

Gevarieerde kerstfairs

Wat KBL die een kerstfairs organiseren bindt, is dat ze alle in de kersttijd in volle glorie te beleven zijn: bijzonder verlicht en gedecoreerd, historische tafelopstellingen, bloemdecoraties, etc. Vaak is het mogelijk om zo’n sfeervol bezoek aan een KBL in kerstsfeer te vervolmaken met een rondleiding. De kerstfairs zelf spelen zich meestal buitenshuis af, op het terrein en in bijgebouwen. Kerstfairs worden meestal gevormd door (tientallen) kraampjes met voedingsmiddelen, sieraden en aan kerst gerelateerde producten. Om aantrekkingskracht op bezoekers uit te oefenen, moet er een sfeervolle aankleding zijn en bij voorkeur een speciaal thema. Op Keukenhof en Middachten kiest men bijvoorbeeld voor een lichtjesfestival, al dan niet in Dickenssfeer (Keukenhof, Nienoord). Ook levende muziek door een koor draagt bij aan een optimale kerstsfeer. Verder is er soms ook winterpret in de vorm van arrensledetocht tot schaatsen op (kunstmatige) ijsbanen of kan men deelnemen aan kookworkshops en/of het maken van kerstversieringen zoals kersttafelstukken.

Mariënwaerdt
Niet alle KBL kennen een kerstfair, maar omarmen de kerstsfeer wel, bijvoorbeeld met een expositie van toverlantaarns of kerstworkshops (Hofwijck), kerstmaaltijden (Heeswijk). Hier kent men ook het zogenaamde ‘Kerstival’ met ‘living history’ elementen. Duin en Kruidberg organiseert kerstdiners en lunches en op Beerschoten is een levende kerststal en zijn er wandelexcursies. Op Mensinge verzorgen vijf lokale bloemisten een expositie in bloem- en kerstdecoraties in het historisch ingerichte huis die er geruime tijd te bezichtigen is.

 

Waarom kerstfairs?

Voor menig KBL is het vooral een middel om nieuw publiek op het terrein en in het huis te kunnen ontvangen (Fraeylemaborg, Loevestein) of om in het stille winterseizoen extra publieksactiviteiten te kunnen bieden (Nienoord, Duivenvoorde dat normaal dicht is in de winter). Voor horecagedreven KBL zoals Rhederoord zijn kerstactiviteiten een goed middel om nieuw publiek te interesseren voor de mogelijkheden van dit conferentiehotel. Voor sommige KBL is het ook nadrukkelijk een manier om de band met de omgeving en lokale gemeenschap te versterken (Middachten).

Kerstfairs moeten vaak ook bijdragen aan de exploitatie van een KBL en maken dan, zeker bij de grotere huizen, onderdeel uit van een jaarprogramma met meer grote evenementen. Daar worden dan ook bijvoorbeeld Paasmarkten en Landgoedfairs georganiseerd (Fraeylemaborg, Keukenhof, Groeneveld en Mariënwaerdt). Meer grote evenementen organiseren zou te belastend zijn voor het landgoed maar gaan tegelijkertijd ook de mogelijkheden van de (vrijwillige) personeelsinzet te boven. Dit laatste geldt natuurlijk enkel in het geval een KBL zelf het evenement organiseert.

Duivenvoorde 1Wie organiseert kerstmarkten/fairs?

Een aantal KBL organiseert zelf zijn kerstactiviteiten (Duivenvoorde, Fraeylemaborg, Mariënwaerdt, Middachten, Nienoord en Schaesberg). Zoiets betekent in de meeste gevallen een forse belasting van de vrijwilligers die dit tegelijkertijd wel ervaren als het bijzondere jaarlijkse hoogtepunt. Bovendien vergroten zulke evenementen de binding met de KBL en bevorderen het onderlinge samenhorigheidsgevoel en de samenwerking. Mariënwaerdt werkt bij de evenementen ook met professionele medewerkers naast vrijwilligers. De meeste KBL in dit onderzoek leggen de organisatie bij externe partijen (Doorwerth, De Haar, Groeneveld (Trotsmarkt), Keukenhof, Rhederoord (door een particulier), Menkemaborg (Lions Club) en Paleis Het Loo.

 

 Publieksbereik

Overzicht kerstfairs: duur, aantal bezoekers en entreeprijzen

KBL met kerstfair duur bezoekers 2014 entreeprijzen
Mariënwaerdt 3 dagen 18.000-20.000 € 10

De Haar 5 dagen 35.000 € 17,50
Duivenvoorde 2 dagen 1500 € 2,50
Groeneveld 3 dagen 12.000 € 5
Keukenhof 6 dagen 17.000     gratis
Middachten 6 dagen 7.500 € 9
Nienoord 1 dag 5.000     gratis
Rhederoord 1 dag 1.000 € 5
Loevestein (Winterfeest) 3 dagen 2.200(gemiddeld) € 12,50
Menkemaborg 2 dagen 5.000 € 1

Bovenstaand overzicht geeft een impressie van onder andere de bezoekersaantallen in 2014. Deze cijfers zijn niet zondermeer met elkaar te vergelijken want iedere kerstmarkt heeft een eigen context, opzet en geschiedenis. Zo vormen op Middachten bijvoorbeeld de versiering en verlichting van kasteel en tuin een hoogtepunt en komt de kerstmarkt iets meer op een tweede plaats. Alle kerstactiviteiten op KBL richten zich voornamelijk op gezinnen met kinderen.

Wat levert het op? Over inkomsten en uitgaven.

De meeste kerstfairs vragen entreegeld, al dan niet inclusief een bezoek aan het huis. De entreegelden variëren van € 1,- tot € 17,50. Soms wordt parkeergeld gerekend al is dit op Mariënwaerdt bij de entreeprijs inbegrepen. Van alle ondervraagde KBL hebben alleen Mariënwaerdt en Nienoord sponsoren voor de kerstfair. KBL die de organisatie van de kerstfair uitbesteden, ontvangen een pachtsom van de organisator die zelf doorgaans ook het organisatierisico draagt. Niettemin maken de KBL zelf ook kosten voor bijvoorbeeld toezichthouders en publiciteit. Organisatie en KBL hebben natuurlijk een gezamenlijk belang bij het aantrekken van zo veel mogelijk publieke belangstelling. Wie als KBL hierbij nog zelf een horecavoorziening heeft, profiteert financieel extra van de drukte. Per saldo lijken alle KBL in dit onderzoek naast pr-waarde ook financiële voordelen te hebben van kerstfairs. De opbrengsten bedragen meestal getallen met drie nullen en leveren dus een bijdrage aan de exploitatie, waarbij iemand opmerkte: “Wel een kers op de taart, maar niet de kurk waar we op drijven”. Duidelijk is wel dat wie met ondernemingszin het groter aanpakt, ook meer revenuen op kan halen.

Nienoord1

Ingrediënten voor een succesvolle kerstfair

Welke factoren spelen een rol bij de organisatie van een succesvolle kerstfair op een KBL?

  • Bewaak letterlijk (wel of niet toestaan wat op uw KBL mag/kan) en figuurlijk (niet alle producten toelaten) de kernwaarden van de KBL en wat een vastomlijnde doelgroep aan kwaliteit en niveau verwacht bij de organisatie en uitvoering van een kerstfair.
  • Bied beleving. Een fraai ingericht of aangekleed kasteel is een begin, maar bezoekers komen pas als er van alles en nog wat te doen is. Een mix aan activiteiten vergroot de kans op bezoekers en dus inkomsten.
  • Regel professionele horeca. Dit is doorgaans wel wat het publiek verwacht.
  • Speel (bij particuliere eigenaren) zelf een zichtbare rol. Dit wordt door velen bijzonder gewaardeerd, zeker als het bezoekers betreft uit de eigen directe leefomgeving .
  • Span u in voor en richt u op bezoekers uit de naaste omgeving. Doorgaans blijkt dat die groep de belangrijkste is. Voor een landelijk bereik zijn extra inspanningen en partners nodig.
  • Maak er ieder jaar iets bijzonders van. Dit kan doordat u wisselt met thema’s, partners waarmee u samenwerkt of bijvoorbeeld door de keuze van een goed doel te wijzigen.
  • Werk nauw samen met lokale, regionale en soms landelijke media, en sponsors.
  • Wees geduldig (en soms creatief) in de contacten met politie en brandweer rond veiligheidsmaatregelen en andere beveiligingsnoodzakelijkheden.
  • Evalueer systematisch en jaarlijks wat goed ging, niet goed was en wees kritisch zodat verbeterpunten opgesteld kunnen worden voor het volgende jaar. Anders gezegd: actualiseer het jaarlijkse draaiboek maar doe dit direct nadat de fair achter de rug is.

De sKBL-werkgroep Exploitatiemogelijkheden op KBL bestaat uit (vrijwillig bij sKBL betrokken) Arthur Barendsen, Rob Berends, René Dessing, Jos Koopmans, Claudine Taudin Chabot en Erik Wanrooij, die allen meewerkten aan de totstandkoming van dit artikel. Dank ook aan alle openhartige informanten van de door ons geïnterviewde KBL.

Heeft u vragen of opmerkingen, dan mailt u naar info@skbl.nl

december 2015
Rob Berends

P.S. Na het verschijnen van deze nieuwsbrief ontving de redactie de volgende opmerking die relevant is voor de inhoud van dit artikel. Jorn en Lia Copijn schrijven sKBL:

Beste mensen,
Alle fairs op buitenplaatsen geven veel schade aan de boomwortels, door rijden, intensief lopen e.d. over wortels ontstaat verdichting van de bodem met wortelsterfte tot gevolg en verzwakking van de bomen, de BOMEN vormen de basis van het park! Dus al deze fairs zijn (doorgaans) slecht voor de bomen van het park en zonder bomen geen park. Daarom is het belangrijk om van te voren een goed plan maken met het oog op waar gereden kan worden en waar niet. Rijplaten zijn noodzakelijk om de boomwortels te beschermen. Schade is niet direct zichtbaar maar wel na enige jaren als bij een flinke storm opeens meerdere bomen omwaaien. Dus deze fairs liever niet onder/tussen de bomen maar op een gazon of voor en in het huis. Dit zelfde geldt bij openbare parken met muziek- en popfestivals, bijvoorbeeld in het Noorderplantsoen in Groningen.
Met dank en groeten, Jorn en Lia Copijn